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DELEGUE(E) ADMINISTRATIF(VE) ET DEVELOPPEMENT
Marseille
Posté le : 12/02/2018
Ref : SG FAIL13
Lieu : France Provence-Alpes-Côte d'Azur
Ville : Marseille

Type d'expérience : Expérience exigée
Contrat : CDI

Catégorie : Sports et loisirs (Animation, sport, tourisme social et familial, culture, ...)
Lien : https://www.laligue13.fr/images/docs/recrutement/D%C3%A9l%C3%A9gu%C3%A9e_Administratifve_et_D%C3%A9veloppement.pdf

Entreprise

DESCRIPTIF DES FONCTIONS :
Rattaché(e) à la Déléguée Générale de l'association, vous êtes responsable d’organiser et coordonner le fonctionnement logistique et administratif de la Fédération.

A ce titre, vous êtes notamment en charge des missions suivantes :
• Accueillir, renseigner et orienter les usagers à l’espace de réception : connaissance des partenaires institutionnels et de l’environnement social
• Assurer la gestion du courrier (collecte, tri, distribution, enregistrement…)
• Participer à la réponse à des appels d’offres auprès des différents prestataires et fournisseurs
• Concevoir des outils de suivi d'activité de la structure, des tableaux de bord et les mettre à jour
• Prendre en charge le suivi complet de dossiers (contrats de maintenance des équipements, suivi de relance clients, suivi des dossiers de subventions...) ou d'évènements spécifiques (organisation de réunions, Assemblée Générale, ...)
• Organiser et suivre l’intervention de notre prestataire informatique et téléphonique
• Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure
• Instruire et suivre des dossiers professionnels (constitution, synthèse, mise à jour de fichier, ...)
• Actualiser les informations professionnelles et réglementaires et procéder à l'archivage, au classement des documents
• Assister un ou plusieurs responsable(s) afin d'optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, ...)
• Organiser les rendez-vous, le planning d'un responsable, d'un collaborateur et filtrer les appels et les accueils physiques
• Concevoir et rédiger des courriers, rapports, notes, ...
• Traiter et transmettre les décisions, les notes de service en interne et en externe
• Organiser les déplacements du responsable ou de membres de l'équipe
• Préparer et organiser les réunions (convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, ...)
• Effectuer la frappe de documents, le traitement du courrier et la gestion des messages électroniques
• Établir les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons

En parallèle, vous vous positionnez en soutien de la Déléguée Générale afin qu'elle puisse se consacrer pleinement aux missions de direction, de management et de représentation qui lui incombent. Vous assurez au quotidien le suivi et la gestion de ses activités (rendez-vous, réunions, déplacements, agenda...). Pour ce faire, vous assurez des tâches administratives (courriers, notes de services et rapports), anticipez au mieux ses besoins, êtes le garant de la bonne exécution de ses obligations.

Egalement en lien avec la Présidente et les administrateurs, vous organisez et participez aux instances de gouvernance de l’association : convocations, ordres du jour, rédaction des comptes rendus, intendance. Vous préparez également les assemblées générales, publiez les annonces légales et mettez à disposition les documents statutaires aux adhérents.

Profil recherché :

Vous avez un profil administratif, de l’expérience dans le milieu associatif et vous avez une très bonne connaissance des partenaires institutionnels et des marchés publics.

Au cœur d’une association reconnue pour son dynamisme et ses valeurs, vous avez envie de vous investir et de contribuer au renouveau l’Education populaire.

Compétences requises :
• Connaissance et bonne gestion des calendriers institutionnels
• Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, TIC, internet-intranet …)
• Bonnes qualités rédactionnelles : courriers, compte-rendus et présentation de tableaux de bord
• Capacité d’analyse et de synthèse
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Aisance relationnelle
• Adaptabilité, disponibilité par rapport aux demandes et esprit d’équipe

Envoyer CV + lettre de motivation en précisant l’intitulé du poste à recrutement@laligue13.fr 

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