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MISSION

Sous la responsabilité du Directeur général et en lien fonctionnel avec la Secrétaire générale, l’Office manager (F/H) a pour principale mission de faciliter l’organisation et la gestion du travail du directeur général ainsi que des membres de la direction et d’assurer le bon fonctionnement quotidien de l’Iddri.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Appui au Directeur Général et à l’équipe de direction :
- Assurer le traitement et le suivi des courriels du DG : analyse, priorisation, transmission aux interlocuteurs concernés
- Planifier et organiser les réunions, rendez-vous et déplacements de la direction
- Assister le DG dans l’organisation de ses activités quotidiennes et le suivi des dossiers
- Coordonner les projets transversaux pilotés par la direction
- Faciliter la communication interne entre la direction et les différentes unités de l’Iddri
- Organiser et assurer le bon fonctionnement des instances internes de coordination (Comité de direction, etc.)
- Préparer les dossiers en amont des réunions, assurer le suivi des actions et échéances et rédiger les comptes-rendus le cas échéant
- Contribuer à l’élaboration d’outils d’aide à la décision : tableaux de bord, indicateurs, etc.

Gestion administrative et appui aux ressources humaines, notamment :
- Participer à la gestion administrative: contrôle des notes de frais, relations avec les fournisseurs, ...
- Appuyer ponctuellement les processus RH : traitement des candidatures, organisation des entretiens, intégration des nouveaux collaborateurs
- Contribuer à la structuration des process et services internes (outils de gestion, organisation documentaire, procédures internes)
- Assurer l’archivage, la rédaction de correspondances et la préparation logistique de réunions internes

Logistique et vie de bureau :
- Gérer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
- Organiser la logistique des instances de gouvernance (Conseil d’administration, Conseil scientifique, Conseil d’orientation stratégique, Club des entreprises) : réservation de salles, traiteurs, gestion de la visio, accueil des intervenants, gestion des prestataires
- Coordonner et assurer la logistique des évènements et séminaires internes (deux fois par an, hors de Paris, sur plusieurs jours) avec un objectif de team building
- Suivre les services généraux en lien avec Sciences Po : conformité des locaux, entretien, aménagements, sécurité, ergonomie des postes
- Gérer les équipements informatiques et les outils de visioconférence

Toute autre activité contribuant à fluidifier le quotidien, anticiper les besoins, répondre aux demandes des collaborateurs et au bon fonctionnement du bureau

A compétences égales, priorité aux travailleurs handicapés et autres bénéficiaires de l’obligation d’emploi de l’article L. 5212-2 du code du travail.