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Dans le cadre de cette création de poste, vous jouerez un rôle clé pour structurer et outiller le fonctionnement interne de notre association. Votre mission consistera à concevoir et réviser nos processus (gestion administrative et financière, moyens généraux), tout en assurant leur mise en œuvre concrète au quotidien.
En lien étroit avec la directrice et l'équipe, vous veillerez à ce que ces outils facilitent le travail de chacun, permettant ainsi de consolider nos ressources et d'alléger la charge de la gestion administrative pour les pôles opérationnels.
Vos missions
Sous l'autorité de la directrice, et en liaison avec la trésorière, l’expert-comptable et l’équipe, vous assurerez la structuration et le suivi quotidien de la gestion administrative et financière de la structure.
1. Gestion administrative et financière
• Pilotage budgétaire : élaborer le budget prévisionnel annuel, mettre en place des budgets par activité et assurer des points budgétaires réguliers avec les salariés référents.
• Comptabilité et trésorerie : mettre en place et suivre le plan de trésorerie, préparer les paiements, contrôler les notes de frais, préparer les pièces comptables pour l'expert-comptable.
• Suivi analytique : enregistrer et affecter les recettes/dépenses, analyser les écarts et assurer le suivi budgétaire.

2. Structuration et mise en œuvre du suivi des ressources
• Gestion des financements : suivre le calendrier des bailleurs, appuyer la saisie des bilans et des demandes de subvention par un accès aux données financières et d’activités.
• Mécénat et dons : piloter administrativement les appels aux dons financiers (opérationnalisation, émission et envoi des reçus fiscaux) et matériels (valorisation).
• Recettes usagers : structurer et optimiser le traitement des participations des usagers.
3. Administration et vie associative
• Base de données : mettre en place et superviser l’utilisation d’une base de données centralisée pour le suivi de l’ensemble des activités.
• Inscriptions : soutenir les référents des activités dans les processus et périodes d’inscriptions annuelles.
• Gestion administrative et comptable des RH : assurer la préparation des éléments de paie et organiser le classement et l'archivage.
• Moyens généraux : gérer les relations fournisseurs, le planning des salles et le suivi de la sécurité des locaux.
• Suivi de la conformité juridique de la vie associative, en lien avec la Secrétaire du Conseil d’Administration : planifier les instances (Bureau, CA, AG), veiller au respect des statuts, assurer l'archivage des procès-verbaux, et réaliser les déclarations administratives obligatoires.