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Description du poste
1. Accueil physique et téléphonique

• Accueil physique et téléphonique et orientation le cas échéant : tri pertinent des appels téléphoniques et renseignement des personnes externes à la structure.

• Consultation du répondeur, suivi et transmission des messages.

• Renseignement et 1er niveau de conseil au personnel d'intervention et aux bénéficiaires du service notamment en matière de planification des interventions.

• Suivi des contacts (téléphone, courrier, mail) via l'outil de traçabilité.


2. Réalisation de tâches administratives

• Réalisation de tâches administratives diverses telles que la rédaction de documents, le classement ou l'archivage, la reprographie, la saisie informatiques. De manière générale, réalisation d'activités administratives nécessaires au bon fonctionnement du service d'aide à la personne et de la Fédération.

• Traitement du courrier postal : réception des courriers entrants (les enregistre et les date) puis distribution après que la direction les ait visés.

• Soutien au suivi administratif des prises en charge des bénéficiaires.

• Réception des règlements des factures, sous quelques formes qu'il soit avec remise d'un reçu.


3. Soutien à la gestion des interventions à domicile du personnel d'aide à domicile

• Traitement, en collaboration avec les Responsables de Secteur, des différents aspects du suivi des intervenant.e.s à domicile (maladie, congés, mutuelle, kilomètres, astreintes, formations).

• Soutien aux démarches de déclaration sociale sur les interfaces externes (URSSAF, DUPAE pour toutes les associations, prise de rdv au SIST, accidents du travail) et interne.

• Soutien au processus de recrutement des intervenant (suivi de la signature des contrats de travail).

• Transmission aux intervenants des différentes fiches de suivi d'activité (fiches d'anomalie, demandes de congés).


Profil recherché
Le profil recherché est une personne rigoureuse, organisée et dotée d'un excellent sens du service, souhaitant évoluer au sein d'un Service d'Aide et d'Accompagnement à Domicile (SAAD). La personne fait preuve de discrétion, de bienveillance et de respect de la confidentialité, en particulier vis-à-vis des usagers, des familles et des intervenants à domicile.
Compétences et qualifications

• Formation : Bac à Bac+2 de type secrétariat, assistanat, gestion PME/PMI, médico-social ou équivalent.

• Maîtrise des outils bureautiques : excellente utilisation de Word, Excel, messagerie électronique et outils de planning; aisance avec les logiciels métiers du secteur médico-social (un atout).

• Compétences rédactionnelles : capacité à rédiger courriers, comptes rendus, notes internes et mails avec une orthographe soignée et un style professionnel.

• Accueil physique et téléphonique : expérience avérée de la réception du public, filtrage et orientation des appels, prise de messages, gestion de situations d'urgence ou de tension avec calme et professionnalisme.

• Organisation et gestion administrative : classement, archivage, mise à jour de dossiers usagers et dossiers salariés, saisie et suivi de données administratives, aide à la préparation de documents contractuels.

• Sens du service à la personne : connaissance ou forte appétence pour le secteur de l'aide à domicile, compréhension des enjeux de maintien à domicile et des problématiques de dépendance.


Expérience professionnelle

• Une première expérience en secrétariat ou accueil, idéalement dans un SAAD, un service social, médico-social, structure de santé, association ou collectivité.

• Pratique de la gestion simultanée de plusieurs demandes (usagers, familles, intervenant·e·s, partenaires) dans un environnement

A compétences égales, priorité aux travailleurs handicapés et autres bénéficiaires de l’obligation d’emploi de l’article L. 5212-2 du code du travail.