MISSIONS
L'ensemble des missions s'exerce en appui direct de la Secrétaire Générale (COO), à qui la personne recrutée rend compte. Le poste n'emporte pas de responsabilité décisionnelle autonome : il prépare, instruit et exécute les dossiers que la COO arbitre et valide.
Comptabilité et grand livre
• Liaison avec l'expert-comptable et le commissaire aux comptes : préparation des éléments demandés, suivi des clôtures, instruction des points soulevés ;
• Déclarations fiscales ;
• Gestion des créances et dettes (AP/AR) : paiement des fournisseurs, relances clients, suivi des arriérés, lettrage des comptes ;
• Rapprochements bancaires : réconciliation mensuelle, identification des anomalies, suivi des virements internes ;
• Gestion de trésorerie : suivi quotidien des positions de liquidité, prévisions multi-comptes, optimisation des placements.
Saisie comptable et immobilisations
• Saisie courante des transactions : factures fournisseurs (~100-130/mois), notes de frais, encaissements, dans CEGID et Pennylane avec contrôle d'imputation ;
• En liaison avec l'expert-comptable, gestion du grand livre détaillé : organisation et suivi des comptes généraux et analytiques, réconciliations périodiques, production de balances ;
• En liaison avec l'expert-comptable, Immobilisations et amortissements : tenue du registre, calcul et enregistrement des amortissements, production des justificatifs.
Administration RH et gestion de la paie
• Coordination avec le prestataire de paie sur Lucca : collecte des variables (congés, absences, heures supplémentaires), vérification des bulletins, suivi DSN ;
• Gestion des dossiers collaborateurs : contrats, avenants, dossiers obligatoires, mutuelle, prévoyance, médecine du travail, données administratives RH ;
• Suivi des congés, absences et temps de travail : gestion Lucca, validation des soldes, paramétrages, réconciliation paie-compta, rapports périodiques ;
• Conformité droit du travail français : application convention collective (ECLAT IDCC 1518), veille légale, prévention risques, RGPD données RH ;
• Appui recrutement : intégration administrative des nouveaux collaborateurs, départ (soldes de tout compte, certificats), gestion contrats stagiaires/alternants.
Reporting stratégique et communication financière
• Reporting trimestriels : états de synthèse (compte de résultat, trésorerie, tableau budgétaire) ;
• Reporting budgétaire précis aux administrations irlandaises de la Culture et des Affaires étrangères : point trimestriel de suivi budgétaire et rapports annuels ;
• Rapports annuels : clôture complète, rapport de gestion (obligation légale fondations), analyses multi-années ;
• Communication financière interne/externe : vulgarisation mécanismes financiers, présentation claire budgets/résultats, documents pour CA et Comité Stratégique.