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Sous l’autorité du directeur du dispositif avec lequel il.elle travaille en étroite collaboration, le·la directeur·rice adjoint·e administratif·ve décline la politique financière,ressources humaines et qualité de l’association au sein du dispositif. Il·Elle travaille en lien étroit avec les adjoint·e·s de direction des services du dispositif, le personnel administratif et les services du Siège. Vos principales responsabilités incluront : Encadrement et gestion des services administratifs et des services généraux (6 personnes) Gestion administrative et financière : Mise en place de procédures de gestion administrative et financière ; En lien avec le directeur du dispositif, élaboration et coordination des budgets prévisionnels et comptes administratifs Définition et analyse d’indicateurs de pilotage (activité, suivi budgétaire, suivi des investissements) ; Supervision de la comptabilité des 3 dossiers comptables (9.2 M€ de budget) dans le respect de la réglementation et des procédures de L’ESSOR. Gestion des ressources humaines et de la paie : Mise en place de procédures au sein du dispositif dans le respect du droit du travail, de la convention collective (CC66) et des accords d’entreprise ; Supervision de la tenue des dossiers du personnel, des contrats de travail et de la gestion des paies ; En lien avec le directeur du dispositif, gestion du plan de formation des salariés du dispositif. Qualité : Animation de la démarche qualité au sein du dispositif ; Veille et suivi des outils de la loi 2002-2 : livrets d’accueil, projets de service, … ; Suivi de la mise en place et de l’usage du dossier de l’usager informatisé. Services généraux : Mise en œuvre d’une politique d’achats au sein du dispositif ; Coordination de la gestion immobilière, des travaux et des contrats d’entretien.

Sous l’autorité de la Responsable comptable et financière, vous aurez pour missions principales : Comptabilité générale & analytique : Assurer l’enregistrement des opérations comptables ; Ventiler les écritures selon les axes analytiques définis (projets, services,…) ; Intégrer les écritures de paie mensuelles ; Gérer les relations avec les interlocuteurs internes et externes. Gestion bancaire : Préparer les ordres de paiement ; Assurer le suivi des soldes bancaires et réaliser les rapprochements bancaires (au moins à la quinzaine). Suivi financier et budgétaire : Suivre l’exécution budgétaire : contrôler les dépenses engagées et leur conformité aux budgets ; Gérer la relation fournisseurs : contrôle des factures, échéanciers, relances éventuelles ; Préparer et mettre à jour les tableaux de suivi budgétaire ; Assurer la cohérence entre les outils de gestion (CRM interne/Comptabilité/Budget) et les écritures comptables ; Transmettre les rapports de gestion à l’École. Reporting & Clôture des comptes : Élaborer les reportings financiers trimestriels ; Préparer des travaux de clôture comptable, notamment en préparation des Conseils d’administration Déclarations fiscales & sociales : Effectuer les télédéclarations de la taxe sur les salaires (mensuel) ; Gérer les déclarations URSSAF des Artistes (trimestriel).

Placé·e sous l’autorité du·de la Responsable du Pôle associations et bénévolat, le·la chargé·e de mission relations associations, communication et plaidoyer a pour missions principales de : Développer, suivre et animer les partenariats associatifs (50% du temps) : Répondre aux sollicitations entrantes des structures (site, mail, téléphone) ; Assurer un suivi régulier (mail, téléphone, présentiel) auprès des associations sur le territoire métropolitain ; Appuyer l’organisation des comités d’engagement (validation ou invalidation des partenaires) ; Être force de proposition pour améliorer les process du pôle association. Participer à l’élaboration de la communication de l’association (30% du temps) : Participer activement à la remontée d’informations des structures partenaires afin de porter la voix des acteurs de lutte contre la précarité ; Appuyer et mettre en œuvre la mesure d’impact avec la responsable du pôle ; Valoriser le partenariat avec nos structures partenaires ; Participer à l’élaboration des documents et supports de communication en partenariat avec le pôle entreprise et le service communication ; Mettre à jour les différents supports utilisés par le pôle association ; Construire, structurer et organiser la stratégie de plaidoyer de l’association (20% du temps) : Contribuer à l’élaboration et au déploiement de la stratégie de plaidoyer aux côtés du Responsable des Affaires publiques et de la Responsable du pôle association. Représenter l’association : Lors de divers évènements, le·la chargé·e de mission peut représenter et porter la voix de l’association auprès d’organisations publiques ou privées.

Sous la supervision du CEO, le·la SG sera amené∙e à travailler principalement pour la branche en France (Headquarters), mais aussi pour les branches en Suisse, aux Etats-Unis et possiblement à Hong-Kong-. Il·elle sera amené à échanger avec les directeurs pays en Inde et au Népal ainsi qu’avec le Directeur international des programmes, basé à Paris, dans le cadre des missions suivantes :

Pilotage budgétaire international :

Assurer le respect des normes fiscales et administratives des entités juridiques ;
En collaboration avec le CEO, le fundraising et les actions sur le terrain, assurer le suivi du pilotage budgétaire ;
Piloter la combinaison internationale annuelle avec l’appui des experts comptables et du CAC ;
Coordonner la gestion financière et administrative des branches en France, Suisse, USA et Hong-Kong ;
Assurer le suivi de la stratégie de gestion d’actifs avec les partenaires.
Suivi administratif :

Réaliser le classement des pièces, les rapprochements bancaires, l’édition de factures et l’archivage ;
Assurer les relations avec les organismes bancaires et les cabinets de comptabilité et d’audit ;
Suivre la clôture des comptes ;
Assurer le suivi administratif des dossiers du personnel (bulletins de paie, notes de frais, CP, …).
Appui aux instances de gouvernance :

Organiser les instances de gouvernance (bureau, assemblées générales) ;
Appuyer le CEO dans la préparation des réunions de gouvernance et assurer la diffusion des comptes-rendus.
Accélération de la transformation et de l’innovation :

En collaboration avec le CEO, identifier les opportunités stratégiques pour le développement de l’organisation, en lien avec sa vision et ses objectifs ;
Concevoir et piloter des projets innovants pour renforcer l’impact et la performance ;
Accélération la transformation de l’organisation auprès de différents départements (Terrain, Communication, Fundraising, Philanthropes, …) ;
Mettre en place des partenariats avec des acteurs clés (ONG, entreprises, institutions, etc.) pour coconstruire des solutions.

Vous intégrerez le pôle Appui à la gestion des unions, Prévention des risques et Audits (Fina) qui agrandit son équipe et vous aurez plus particulièrement en charge les missions suivantes : Audit, Gestion des risques et contrôle interne Vos missions s’inscrivent dans le cadre d’une approche par les risques ; Vous réalisez des audits et des missions ad hoc dans les Unions départementales ; Vos audits portent sur la situation financière et l’équilibre bilanciels des Unions, le contrôle de l’utilisation des financements public ainsi que sur les risques organisationnels et financiers ; Vous réalisez les rapports d’audit interne et participez aux réunions de lancement, aux entretiens dans le cadre des travaux et aux réunions de restitution ; Vous formalisez des recommandations et accompagnez les unions dans la mise en œuvre de celles-ci. Accompagnement des Unions Vous réaliserez des missions de conseils au sein des Unions sur des sujets spécifiques en fonction de leurs besoins(stratégie, budgétaire, comptable, fiscal,...) ; En veille sur les évolutions règlementaires, vous informez et sensibilisez les unions sur ces évolutions ; Vous participez à la réalisation d’outils de pilotage (souvent sous format Excel) et de méthodologies à destination des Unions. Reporting Vous participez à la réalisation du reporting annuel sur l’utilisation par l’Unaf et les Udaf des financements publics. Sujets transverses Vous serez amené∙e à piloter des projets transversaux à destination des Unions tels que : La mise en place de formation (en présentiel ou en webinaire) ; Le pilotage d’outils informatiques : gestion projet, conception des spécifications, déploiement de l'outil, formation et SAV ; Accompagnement des Unions dans la transition liée au changement de logiciel comptable ; Participation à l’organisation des événements institutionnels (notamment les rencontres présidents/directeurs et les assemblées générales) via la préparation et la présentation de sujets en lien avec le pôle Finance.

Accompagnement éducatif Accompagnement des jeunes pris en charge par l’Aide Sociale à l’Enfance • Réaliser les entretiens d’admission des futurs jeunes accueillis avec la directrice ; • Assurer le suivi scolaire : inscriptions, rendez-vous parents, professeurs, orientation ; • Suivre l’avancée des dossiers administratifs : CMU/AME/CST ; • Accompagner les étudiants de l’ASE dans la gestion de leur budget ; • Assurer un suivi de l’hygiène et de la sécurité dans les appartements avec la Maitresse de Maison ; • Participer activement à la définition des objectifs éducatifs des étudiant·es de l’ASE. Projet Individualisé • Observer et recueillir les informations ; • Mettre en place un PI via des objectifs et des actions avec la directrice ; • Partager et analyser avec l’équipe. Vie de la Maison • Mettre en place des objectifs et des actions pour que l’année scolaire se déroule dans un bon esprit pour les étudiant·es ; • Être force de proposition sur les actions à mener et agir en qualité de référent sur les sujets socio-éducatifs • Accompagner la montée en compétences du moniteur-éducateur (lien fonctionnel) Appartements extérieurs (diffus) • Réaliser le suivi éducatif dans les logements (étudiant·es ASE) ; Accompagnement global au sein de l’association Accompagnement des étudiants dans la maison • Réaliser les entretiens d’admission des jeunes de famille ; • Participer au rapport d’activités ; • Ecouter et dialoguer avec tous les étudiant·es ; • Aider à la recherche d’emploi, de stage, la rédaction de CV et de lettre de motivation. Animation • Mettre en place des animations : discussions, rencontres, visites culturelles ; • Accompagner aux activités culturelles et sportives ; • Participer activement à la préparation des fêtes ou évènements de l’année ; • Assurer une présence attentive un weekend par mois.

Coordination de la ligne d'écoute :

Assurer la mise en place et le suivi du planning des permanences des bénévoles ;
Gérer la plateforme technique et s’assurer de son bon fonctionnement ;
Analyser les statistiques d’appels et produire des rapports d’activité ;
Améliorer en continu le dispositif d'écoute en fonction des retours des bénévoles et des usagers.
Gestion et animation des bénévoles écoutants :

Recruter et intégrer de nouveaux bénévoles écoutants ;
Organiser et animer les formations à l'écoute active ;
Assurer un suivi régulier des bénévoles (accompagnement, soutien, supervision) ;
Animer des groupes d'échange et de partage d’expérience ;
Recruter, suivre et animer le pôle de bénévoles référents.
Amélioration continue et qualité de l'écoute :

Veiller au respect de la charte d'écoute et de la confidentialité ;
Mettre en place des espaces de supervision avec des professionnels de l'écoute ;
Identifier les besoins en formation complémentaire des bénévoles.
Participation au développement de l’association :

Promouvoir la ligne d'écoute auprès des aidants et des partenaires ;
Travailler avec les autres services de l’association pour améliorer la visibilité du dispositif ;
Collaborer sur les projets transversaux de l’association et représenter celle-ci en externe au besoin.

Rattaché·e à la Directrice Générale des Services, le·la Responsable du service RH définit et met en œuvre la stratégie RH de la structure, encadre l’équipe RH et participe à la gouvernance globale en tant que membre du comité de direction. Participation au pilotage de la stratégie RH : Identifier les besoins RH et élaborer les projets adaptés ; Proposer et mettre en œuvre les projets RH validés par la Direction Générale ; Participer à l’élaboration les budgets du service RH, de la formation et de la masse salariale CDI. Animation des instances représentatives du personnel : Organiser et animer les réunions du CSE et les négociations annuelles obligatoires (NAO) ; Organiser les élections professionnelles ; Mettre en place les accords collectifs et assurer leur suivi juridique. Supervision des différents secteurs en lien avec le service paie : Manager l’équipe RH et superviser les secteurs formation et administration du personnel ; Contribuer à l’activité opérationnelle du service si besoin ; Mettre en place, actualiser et veiller au respect des procédures internes du service. Recrutement : Définir et piloter la politique de recrutement en fonction des besoins des services ; Veiller au respect des budgets et procédures ; Santé, sécurité et conditions de travail : Être référent·e santé et sécurité au travail ; Participer à la consolidation des DUERP ; Proposer et suivre les plans d’action visant à améliorer les conditions de travail. Conseil aux managers et veille juridique : Accompagner les responsables dans la gestion RH et l’application du droit social ; Mettre à jour les outils RH internes ; Assurer une veille juridique et conventionnelle. Gestion de dossiers sensibles : Prendre en charge les dossiers stratégiques ou sensibles (litiges, contentieux, inaptitudes, etc.) ; Piloter les évolutions d’outils métiers si nécessaire. Participer aux réunions du comité de direction en étant force de propositions pour l’activité de votre service.

En tant que Directeur∙rice Adjoint∙e du Mécénat et des Partenariats, vous assurerez un rôle clé dans la définition et la réalisation de la stratégie permettant à Vaux-le-Vicomte d’entrer dans cette nouvelle ère. Si votre fonction première sera de trouver les financements pour rendre possible ces projets, votre place au sein du comité de direction du domaine vous placera au cœur des réflexions autour de ce développement. Votre périmètre d’action sera défini comme suit autour de quatre items principaux : Management et stratégie Vous définirez et conduirez la stratégie mécénale et partenariale de Vaux-le-Vicomte sous la supervision du Directeur du Mécénat Vous managerez et encadrerez la Responsable des Cercles d’Entreprise, les stagiaires ou alternant∙e∙s Vous superviserez le travail du U.S. Director of Development en étroite relation avec le Directeur du Mécénat Vous réaliserez et assurerez le suivi budgétaire du service Vous représenterez Vaux-le-Vicomte auprès de diverses associations professionnelles de levée de fonds Vous piloterez une activité de veille concernant la philanthropie en général et alimenterez une réflexion perspective sur le sujet en vous nourrissant des dernières tendances et questions sur le sujet Participation au Comité de Direction de Vaux-le-Vicomte Le comité de Direction est composé des trois frères propriétaires du domaine ainsi que de trois cadres actuellement. Vous participerez ainsi aux décisions de direction et de stratégie du domaine Conduite de la levée de fonds Vous assurerez le suivi des donateurs français, individuels et entreprises (développement, fidélisation, remerciements, événementiel dédié, suivi des contreparties etc.), assisté par votre équipe Vous assurerez la prospection et la levée de fonds auprès de nouveaux donateurs français, individuels et entreprises, assisté par votre équipe Vous animerez et développerez un cercle d’Ambassadeurs : Le Cercle 1661 Vous dirigerez la communication du département mécénat et son agenda événementiel dédié, en coordination avec les départements communication et événementiel privé du domaine Vous organiserez tout particulièrement les grands moments de levée de fonds du domaine, tournés en priorité vers les donateurs et prospects américains (à ce jour un Gala annuel et un weekend dédié aux grands donateurs) Vous serez responsable de la bonne tenue du CRM (Hubspot) et de l’optimisation de son usage Valorisation de la marque Vaux-le-Vicomte Vous définirez et conduirez la stratégie de valorisation de la marque Vaux-le-Vicomte Vous assurerez la veille et les procédures de protection nécessaire des marques Vaux-le-Vicomte avec le support d’un cabinet d’avocats

Sous la direction de et en collaboration avec la directrice déléguée de la Fondation et son trésorier, le∙la Responsable Administratif∙ve et Financier∙ère aura pour principales missions : Pilotage financier : Élaborer et suivre les budgets annuels et pluriannuels, en lien avec la direction déléguée et les instances gouvernantes en garantissant la fiabilité et la transparence des reportings financiers à destination des instances dirigeantes et des partenaires ; Garantir le suivi financier des projets des différents pôles, incluant les subventions éventuelles, dons, et partenariats quelle que soit leur nature ; Produire des reportings financiers réguliers pour le Conseil d’administration et les autorités compétentes ; Piloter la comptabilité générale et analytique en collaboration avec un cabinet d’expertise comptable ; Superviser et gérer la trésorerie, les placements et l’administration des legs, en lien avec les conseils externes (notaires, comptable, commissaire aux comptes, etc.) et en supervision de la chargée de gestion administrative et vie associative ; Optimiser la gestion des flux financiers dans un cadre éthique ; Préparer les comptes annuels et assurer leur certification avec le commissaire aux comptes. Gestion administrative et juridique et pilotage de la transformation structurelle : Assurer la conformité des processus administratifs et financiers avec les obligations légales et réglementaires applicables aux fondations reconnues d’utilité publique. Contribuer au secrétariat général lié au réunions de gouvernance (préparation, suivi, comptes rendus…) ; Gérer les aspects contractuels (dons, partenariats, conventions, etc.) en lien avec les partenaires institutionnels et privés et en collaboration avec la chargée de gestion administrative et vie associative et la directrice déléguée ; Piloter les relations avec les prestataires externes (banques, cabinets comptables, assurances, organismes publics etc.) ; Assurer une veille juridique et fiscale, notamment sur les évolutions liées au mécénat et aux obligations des fondations. Gestion des Ressources humaines et qualité de vie au travail : Rédiger les contrats de travail et assurer l’exécution et le suivi des obligations en matière de droit du travail (contrats, paie, gestion des temps, règlement intérieur…) ; Élaborer en lien avec la directrice et mettre en œuvre un plan de formation du personnel pour accompagner le développement des compétences internes ; Concevoir des tableaux de bord clairs pour assurer le suivi des activités administratives et RH. Contribuer au bien-être au travail en favorisant la qualité de vie et les conditions de travail des équipes (salariés et bénévoles) ; Collaborer avec la chargée de gestion administrative et vie associative à la structuration du bénévolat et au suivi des bénévoles dans la structure. Encadrement des fonctions supports : Contribuer au développement et à la mise en œuvre de processus adaptés aux nouvelles activités et projets de la Fondation : optimiser les processus internes pour garantir une gestion administrative efficace et fluide ; Piloter l’évolution et la modernisation des outils comptables, incluant la mise en place d’outils connectés et intégrant l’intelligence artificielle, en collaboration avec les prestataires et les parties prenantes internes/externes et contribuer à la digitalisation des processus administratifs et financiers au sein de la structure. Contribution stratégique : Participer à la réflexion stratégique sur le développement de la Fondation (diversification des ressources, placements, gestion des risques, etc.). Apporter un appui à la direction sur les sujets liés à la gouvernance et aux instances décisionnelles. Promouvoir une culture de l’agilité et d’innovation pour soutenir les ambitions de la Fondation.